1-تشكل لجنة ثابتة مكونة من ثلاثة مشرفين برئاسة مشرف إدارات الحلقات مهمتها متابعة وتقييم  المسابقة.

2-التقييم شامل لجميع الإدارات.

3-سيرسل بإذن الله ملف خاص بمتطلبات المسابقة مع بداية العام ويرصد فيه كل ما تحتاجه المسابقة   ويوثق حسب عناصر التقييم.

4-يتابع المشرفون عامة واللجنة خاصة ملف الإدارة في كل زيارة .

5-تحدد اللجنة في كل عام مع التنسيق مع أمانة الجائزة الموعد الأقصى لرفع الملفات.

6-في نهاية العام يتم تقييم جميع الإدارات، والإدارة المتميزة هي الحاصلة على المركز الأول مع مراعاة تكرار الفوز.

7-تتأكد لجنة التقييم من صحة البيانات مع اعتمادها من الأقسام المعنية.

8-تحدد اللجنة الإدارة الفائزة وتعتمد من مجلس أمانة الجائزة