أ ـ يعبئ المعلم الذي يتقدم للمنافسة الاستمارة الخاصة مع تصديق إدارة الحلقات على صحة المعلومات .
ب ـ درجات الأداء الوظيفي حسب المعمول به لدى إدارة الشؤون التعليمية بنين وبنات .
ج ـ عناصر الاستمارة المتبقية تعبأ بمعرفة المعلم والمدير مع إرفاق ما يثبت ذلك واعتمادها من القسم المعني بالجمعية .
د ـ يتولى قسم الإشراف وشؤون المعلمين دراسة الاستمارات واختيار المعلم المتميز حسب الدرجات واعتمادها من مجلس أمانة الجائزة .